عناصر كتابة التقرير هي المكونات الأساسية التي يجب أن تتوفر في أي تقرير، سواء كان تقريرًا رسميًا أو غير رسمي، طويلًا أو قصيرًا. تختلف أهمية هذه العناصر حسب نوع التقرير وهدفه، ولكن بشكل عام، يمكن تقسيمها إلى العناصر التالية:
- العنوان: هو عبارة عن ملخص موجز للموضوع الذي يتناول التقرير، ويكتب عادةً في أعلى الصفحة الأولى.
- الغرض: هو بيان واضح ومختصر لهدف التقرير، ويكتب عادةً أسفل العنوان.
- المقدمة: هي الجزء الأول من التقرير، وتهدف إلى تقديم الموضوع وعرضه للمتلقي.
- المحتوى: هو الجزء الرئيسي من التقرير، ويتناول فيه الكاتب الموضوع بالتفصيل، ويشمل ذلك عرض المعلومات والبيانات والتحليلات والتوصيات.
- الخاتمة: هي الجزء الأخير من التقرير، وتهدف إلى تلخيص أهم النقاط التي وردت في التقرير، وتقديم النتائج والتوصيات.
بالإضافة إلى هذه العناصر الأساسية، قد يتضمن التقرير أيضًا بعض العناصر الإضافية، مثل:
- الملخص التنفيذي: وهو ملخص موجز للتقرير بأكمله، ويكتب عادةً في بداية التقرير.
- فهرس المحتويات: وهو قائمة بالعناوين الفرعية التي يتضمنها التقرير، ويساعد القارئ على التنقل بسهولة بين أقسام التقرير.
- الجداول والرسوم البيانية: وهي أدوات مهمة لعرض المعلومات والبيانات بطريقة واضحة وسهلة الفهم.
- المصادر: وهي قائمة بالمصادر التي تم الاستعانة بها في إعداد التقرير.
وفيما يلي شرح مفصل لكل عنصر من عناصر كتابة التقرير:
العنوان:
العنوان هو أول ما يراه القارئ، لذا يجب أن يكون واضحًا ومختصرًا، ويعكس موضوع التقرير. على سبيل المثال، إذا كان موضوع التقرير هو "دراسة الجدوى الاقتصادية لمشروع بناء مستشفى جديد"، فيمكن أن يكون عنوان التقرير "دراسة جدوى مشروع بناء مستشفى جديد".
الغرض:
الغرض هو بيان واضح ومختصر لهدف التقرير، ويكتب عادةً أسفل العنوان. على سبيل المثال، إذا كان هدف التقرير هو "التعرف على العوامل التي تؤثر على نجاح مشروع بناء مستشفى جديد"، فيمكن أن يكون الغرض من التقرير "دراسة العوامل التي تؤثر على نجاح مشروع بناء مستشفى جديد".
المقدمة:
المقدمة هي الجزء الأول من التقرير، وتهدف إلى تقديم الموضوع وعرضه للمتلقي. يجب أن تتضمن المقدمة ما يلي:
- الموضوع: وهو موضوع التقرير الذي سيتم تناوله.
- الأهمية: وهي أهمية موضوع التقرير.
- المنهجية: وهي الطريقة التي سيتم اتباعها في إعداد التقرير.
المحتوى:
المحتوى هو الجزء الرئيسي من التقرير، ويتناول فيه الكاتب الموضوع بالتفصيل، ويشمل ذلك عرض المعلومات والبيانات والتحليلات والتوصيات. يجب أن يكون المحتوى منظمًا وواضحًا، ويدعمه الأدلة والبراهين.
الخاتمة:
الخاتمة هي الجزء الأخير من التقرير، وتهدف إلى تلخيص أهم النقاط التي وردت في التقرير، وتقديم النتائج والتوصيات. يجب أن تتضمن الخاتمة ما يلي:
- ملخص للنقاط الرئيسية التي وردت في التقرير.
- النتائج والتوصيات التي تم التوصل إليها في التقرير.
الملخص التنفيذي:
الملخص التنفيذي هو ملخص موجز للتقرير بأكمله، ويكتب عادةً في بداية التقرير. يساعد الملخص التنفيذي القارئ على فهم التقرير بسرعة وسهولة.
فهرس المحتويات:
فهرس المحتويات هو قائمة بالعناوين الفرعية التي يتضمنها التقرير، ويساعد القارئ على التنقل بسهولة بين أقسام التقرير.
الجداول والرسوم البيانية:
الجداول والرسوم البيانية هي أدوات مهمة لعرض المعلومات والبيانات بطريقة واضحة وسهلة الفهم. يمكن استخدام الجداول والرسوم البيانية لعرض البيانات الإحصائية، أو لتوضيح العلاقات بين المتغيرات.
المصادر:
المصادر هي قائمة بالمصادر التي تم الاستعانة بها في إعداد التقرير. يجب ذكر جميع المصادر التي تم الاستشهاد بها في التقرير، سواء كانت مصادر مطبوعة أو إلكترونية.
وبذلك، فإن عناصر كتابة التقرير هي المكونات الأساسية التي يجب أن تتوفر في أي تقرير، سواء كان تقريرًا رسميًا أو غير رسمي، طويلًا أو قصيرًا. مع مراعاة هذه العناصر، يمكن كتابة تقرير احترافي وفعال يحقق هدفه.
