عند إعداد المذكرة الداخلية في المؤسسات الحكومية والقطاع الخاص ينبغي الحرص على:؟
الإجابة الصحيحة من خلال موقع بوابة الإجابات هي:
أن تكون سهلة وواضحة ويمكن فهمها واستيعابها.
عند إعداد المذكرة الداخلية، سواء في مؤسسة حكومية أو شركة خاصة، يجب أن تركز على جعلها سهلة وواضحة ويمكن فهمها واستيعابها. هذا يعني عدة أشياء مهمة:
- البساطة في اللغة: استخدم كلمات بسيطة ومباشرة. تجنب المصطلحات المعقدة أو اللغة الرسمية الزائدة إلا إذا كان جمهورك المتوقع يفهمها جيداً. تخيل أنك تشرح الموضوع لشخص غير متخصص.
- الوضوح في الهدف: حدد بوضوح الغرض من المذكرة في السطر الأول أو الثاني. ما الذي تريد تحقيقه من خلال هذه المذكرة؟ هل هي طلب معلومات، أو إبلاغ بتغيير، أو تقديم تقرير؟
- التنظيم الجيد: قسّم المذكرة إلى فقرات قصيرة ومنظمة. استخدم العناوين الفرعية والنقاط (•) لترتيب الأفكار وتسهيل القراءة.
- الإيجاز: كن مختصراً قدر الإمكان. لا تضف معلومات غير ضرورية. ركز على النقاط الأساسية فقط.
- الدقة: تأكد من صحة المعلومات التي تقدمها. الأخطاء قد تؤدي إلى سوء فهم أو قرارات خاطئة.
- التركيز على القارئ: فكر في الشخص الذي سيقرأ المذكرة. ما هي المعلومات التي يحتاجها؟ وما هي أفضل طريقة لتقديمها له؟
مثال:بدلاً من: "بناءً على المعطيات المستقاة من التحليل الشامل للوضع الراهن، يتبين لنا ضرورة إجراء تعديلات جوهرية على آلية العمل المتبعة."
اكتب: "بعد دراسة الوضع الحالي، نحتاج إلى تغيير طريقة العمل."
الهدف هو توصيل المعلومة بسرعة وسهولة، وليس إظهار مهاراتك اللغوية. المذكرة الداخلية أداة عملية للتواصل، وليست مقالاً أدبياً.
اذا كان لديك إجابة افضل او هناك خطأ في الإجابة علي سؤال عند إعداد المذكرة الداخلية في المؤسسات الحكومية والقطاع الخاص ينبغي الحرص على: اترك تعليق فورآ.
