مهام مركز الوثائق والمحفوظات ؟|؟
الإجابة الصحيحة من خلال موقع بوابة الإجابات هي:
اللجان الدائمة للوثائق ترحيل الوثائق التزويد بالوثائق ايداع الوثائق التوثيق الألي
مهام مركز الوثائق والمحفوظات: شرح مفصل
الإجابة المختصرة التي ذكرتها ("اللجان الدائمة للوثائق، ترحيل الوثائق، التزويد بالوثائق، ايداع الوثائق، التوثيق الألي") تحدد المهام الرئيسية لمركز الوثائق والمحفوظات. لنشرح كل مهمة بالتفصيل:
- اللجان الدائمة للوثائق:
- هذه اللجان مسؤولة عن وضع القواعد والسياسات الخاصة بإدارة الوثائق في المؤسسة (مدرسة، شركة، جهة حكومية).
- تتخذ قرارات بشأن أنواع الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها، ومدة الاحتفاظ بها، وكيفية التخلص منها بعد انتهاء المدة المحددة.
- مثال: قد تقرر اللجنة أن سجلات الطلاب يجب الاحتفاظ بها لمدة 10 سنوات بعد تخرجهم.
- ترحيل الوثائق:
- يعني نقل الوثائق من مكان إلى آخر بشكل منظم وآمن.
- قد يكون الترحيل داخل المركز نفسه (من قسم إلى قسم)، أو إلى مكان تخزين آخر (مثل مستودع).
- يجب توثيق عملية الترحيل وتسجيل مكان وجود الوثائق الجديدة.
- مثال: نقل ملفات الموظفين القديمة من قسم الموارد البشرية إلى الأرشيف.
- التزويد بالوثائق:
- يشير إلى جمع الوثائق من مختلف أقسام المؤسسة وتنظيمها.
- يشمل ذلك استلام الوثائق، وفحصها، وتصنيفها، وفهرستها.
- مثال: جمع التقارير السنوية من مختلف الإدارات في المدرسة ووضعها في ملفات منظمة.
- ايداع الوثائق:
- يعني وضع الوثائق في أماكن التخزين المخصصة لها بشكل آمن ومنظم.
- يجب أن تكون أماكن التخزين مناسبة لحماية الوثائق من التلف (مثل الرطوبة، الحرارة، الحشرات).
- مثال: وضع العقود الهامة في خزائن مقاومة للحريق.
- التوثيق الألي (الرقمنة):
- هو تحويل الوثائق الورقية إلى صيغة رقمية (مثل ملفات PDF) وحفظها على أجهزة الكمبيوتر أو في قواعد البيانات.
- يساعد التوثيق الألي على تسهيل الوصول إلى الوثائق، وحمايتها من التلف، وتوفير المساحة.
- مثال: مسح صور شهادات الميلاد وتحويلها إلى ملفات رقمية.
اذا كان لديك إجابة افضل او هناك خطأ في الإجابة علي سؤال مهام مركز الوثائق والمحفوظات ؟| اترك تعليق فورآ.
