الهدف من أرشفة المستندات ؟؟
الإجابة الصحيحة من خلال موقع بوابة الإجابات هي:
أ) حفظها بطريقة منظمة وسهلة الوصول
الهدف من أرشفة المستندات هو حفظها بطريقة منظمة وسهلة الوصول. هذا يعني أننا لا نضع الأوراق أو الملفات بشكل عشوائي، بل نتبع نظاماً معيناً لحفظها واسترجاعها عند الحاجة.
إليك شرح مفصل:
- الحفظ: الأرشفة تضمن عدم فقدان المستندات الهامة. تخيل أنك فقدت شهادة ميلادك أو عقد منزلك، الأرشفة الجيدة تمنع حدوث ذلك.
- التنظيم: بدلاً من وجود كومة كبيرة من الأوراق، يتم ترتيب المستندات في ملفات أو مجلدات حسب الموضوع أو التاريخ أو أي معيار آخر. مثلاً:
- ملف خاص بالفواتير.
- ملف خاص بالرسائل الرسمية.
- ملف خاص بالتقارير المدرسية.
- سهولة الوصول: عندما تحتاج إلى مستند معين، لا تضيع وقتك في البحث عنه في كل مكان. بفضل الأرشفة، تعرف بالضبط أين تجده. فكر في مكتبة المدرسة، الكتب مرتبة حسب الموضوع، مما يسهل عليك العثور على الكتاب الذي تبحث عنه.
- أمثلة على الأرشفة:
- الأرشفة الورقية: حفظ المستندات في ملفات ووضعها في خزائن مرتبة.
- الأرشفة الرقمية: حفظ المستندات على جهاز الكمبيوتر أو في السحابة الإلكترونية (مثل Google Drive أو Dropbox) مع تسمية الملفات بشكل واضح.
باختصار، الأرشفة تجعل حياتنا أسهل وأكثر كفاءة، سواء في المدرسة أو في العمل أو في حياتنا الشخصية.
اذا كان لديك إجابة افضل او هناك خطأ في الإجابة علي سؤال الهدف من أرشفة المستندات ؟ اترك تعليق فورآ.
