الهدف من أرشفة المستندات: أ) حفظها بطريقة منظمة وسهلة الوصول ب) إخفاؤها عن الجميع ج) التخلص منها ؟؟
الإجابة الصحيحة من خلال موقع بوابة الإجابات هي:
أ) حفظها بطريقة منظمة وسهلة الوصول
الإجابة الصحيحة هي: أ) حفظها بطريقة منظمة وسهلة الوصول.
أرشفة المستندات تعني ترتيب وحفظ الوثائق والأوراق المهمة بطريقة تجعلها سهلة الإيجاد والاستخدام عند الحاجة إليها. تخيل أنك تبحث عن شهادة ميلادك في صندوق كبير مليء بالأوراق العشوائية، سيكون الأمر صعباً جداً! الأرشفة تمنع هذا الأمر.
إليك لماذا الخيارات الأخرى غير صحيحة:
- ب) إخفاؤها عن الجميع: الأرشفة ليست لإخفاء المعلومات، بل لجعلها متاحة لمن يحتاج إليها (مع مراعاة السرية إذا كانت المستندات خاصة).
- ج) التخلص منها: الأرشفة هي عكس التخلص من المستندات. المستندات المؤرشفة يجب الاحتفاظ بها لفترة معينة، قد تكون سنوات، لأنها قد تكون مهمة في المستقبل.
لماذا الأرشفة مهمة؟- سهولة الوصول: عندما تكون المستندات منظمة، يمكنك العثور عليها بسرعة عندما تحتاجها.
- الحفاظ على المعلومات: تضمن الأرشفة عدم فقدان المعلومات المهمة بسبب التلف أو الضياع.
- الالتزام بالقوانين: بعض القوانين تتطلب الاحتفاظ بسجلات معينة لفترة زمنية محددة.
- توفير المساحة: الأرشفة الرقمية (تحويل المستندات إلى ملفات إلكترونية) تساعد في توفير مساحة تخزين فعلية.
مثال:تخيل أنك تدير مكتبة. الأرشفة هي ترتيب الكتب على الرفوف حسب الموضوع والمؤلف، بحيث يجد القارئ الكتاب الذي يبحث عنه بسهولة.
اذا كان لديك إجابة افضل او هناك خطأ في الإجابة علي سؤال الهدف من أرشفة المستندات: أ) حفظها بطريقة منظمة وسهلة الوصول ب) إخفاؤها عن الجميع ج) التخلص منها ؟ اترك تعليق فورآ.
