من المعايير المهمة عند اختيار نظام الحفظ المناسب (أبجدي، رقمي، موضوعي) ؟؟
الإجابة الصحيحة من خلال موقع بوابة الإجابات هي:
أن يتوافق مع حجم العمل وطبيعة المستندات وسهولة الاسترجاع.
عند اختيار نظام الحفظ المناسب للمستندات (سواء كان أبجدياً، رقمياً، أو موضوعياً)، هناك ثلاثة معايير رئيسية يجب أخذها في الاعتبار:
- حجم العمل:
- حجم صغير: إذا كان لديك عدد قليل من المستندات، قد يكون النظام الأبجدي كافياً. فمثلاً، إذا كنت تحفظ رسائل من 5 أصدقاء فقط، ترتيبها أبجدياً حسب اسم الصديق سيكون سهلاً.
- حجم كبير: إذا كان لديك كمية كبيرة جداً من المستندات، فالنظام الرقمي أو الموضوعي يصبح أكثر فعالية. تخيل أنك تحفظ فواتير لشركة كبيرة، ترتيبها أبجدياً حسب اسم المورد سيكون صعباً للغاية.
- طبيعة المستندات:
- مستندات متشابهة: إذا كانت المستندات تتناول مواضيع متشابهة، فالنظام الموضوعي هو الأفضل. على سبيل المثال، إذا كنت تحفظ أوراق بحث عن أنواع مختلفة من النباتات، فتقسيمها حسب نوع النبات (موضوعياً) سيكون منطقياً.
- مستندات متنوعة: إذا كانت المستندات متنوعة جداً ولا يمكن تصنيفها بسهولة تحت مواضيع محددة، فقد يكون النظام الرقمي هو الأنسب. فمثلاً، إذا كنت تحفظ عقوداً، فواتير، مراسلات، وتقارير، يمكنك ترقيمها ببساطة.
- سهولة الاسترجاع:
- ما الذي تبحث عنه؟ فكر في الطريقة التي ستسترجع بها المستندات لاحقاً. هل ستتذكر اسم الملف؟ أم تاريخه؟ أم الموضوع الذي يتناوله؟
- النظام الأبجدي: سهل إذا كنت تتذكر اسم المستند.
- النظام الرقمي: سهل إذا كنت تتذكر رقم المستند.
- النظام الموضوعي: سهل إذا كنت تتذكر الموضوع الذي يتعلق به المستند.
باختصار، النظام الأفضل هو الذي يجعلك تجد ما تبحث عنه بسرعة وسهولة، مع الأخذ في الاعتبار كمية المستندات ونوعها.
اذا كان لديك إجابة افضل او هناك خطأ في الإجابة علي سؤال من المعايير المهمة عند اختيار نظام الحفظ المناسب (أبجدي، رقمي، موضوعي) ؟ اترك تعليق فورآ.
