مهام مركز الوثائق والمحفوظات ؟....؟
الإجابة الصحيحة من خلال موقع بوابة الإجابات هي:
اللجان الدائمة للوثائق ترحيل الوثائق التزويد بالوثائق ايداع الوثائق التوثيق الألي
مهام مركز الوثائق والمحفوظات: شرح مفصل
الإجابة المختصرة التي ذكرتها ("اللجان الدائمة للوثائق، ترحيل الوثائق، التزويد بالوثائق، ايداع الوثائق، التوثيق الألي") تحدد المهام الرئيسية لمركز الوثائق والمحفوظات. لنشرح كل مهمة بالتفصيل:
- اللجان الدائمة للوثائق:
- هذه اللجان مسؤولة عن وضع القواعد والسياسات الخاصة بإدارة الوثائق في المؤسسة (مدرسة، شركة، جهة حكومية).
- تتخذ قرارات بشأن أنواع الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها، ومدة الاحتفاظ بها، وكيفية التخلص منها بعد انتهاء المدة المحددة.
- مثال: قد تقرر اللجنة أن سجلات الطلاب يجب الاحتفاظ بها لمدة 10 سنوات بعد تخرجهم.
- ترحيل الوثائق:
- يعني نقل الوثائق من مكان إلى آخر بشكل منظم وآمن.
- قد يكون الترحيل داخل المركز نفسه (من قسم إلى قسم)، أو إلى مكان تخزين آخر (مثل مستودع).
- يجب توثيق عملية الترحيل وتسجيل مكان وجود الوثائق الجديدة.
- مثال: نقل ملفات الموظفين القديمة من قسم الموارد البشرية إلى الأرشيف.
- التزويد بالوثائق:
- يشير إلى جمع الوثائق من مختلف أقسام المؤسسة ووضعها في مركز الوثائق والمحفوظات.
- يجب أن يتم التزويد بشكل دوري ومنتظم لضمان وجود جميع الوثائق المهمة في المركز.
- مثال: جمع محاضر الاجتماعات من جميع الأقسام وتسليمها للمسؤول عن الوثائق.
- ايداع الوثائق:
- هو عملية تسجيل الوثائق المستلمة في سجلات المركز وترتيبها وتصنيفها.
- يتم إعطاء كل وثيقة رقمًا مرجعيًا خاصًا بها لتسهيل استرجاعها لاحقًا.
- مثال: تسجيل عقد جديد مع مورد في سجلات العقود وإعطائه رقمًا مرجعيًا (مثل: عقد/2024/001).
- التوثيق الألي (الرقمنة):
- هو تحويل الوثائق الورقية إلى صيغ رقمية (مثل ملفات PDF) وحفظها في نظام إلكتروني.
- يساعد التوثيق الألي في تسهيل البحث عن الوثائق، وحمايتها من التلف، وتوفير مساحة التخزين.
- مثال: مسح جميع الفواتير القديمة وتحويلها إلى ملفات PDF وحفظها على جهاز الكمبيوتر.
اذا كان لديك إجابة افضل او هناك خطأ في الإجابة علي سؤال مهام مركز الوثائق والمحفوظات ؟.... اترك تعليق فورآ.
