مهام مركز الوثائق والمحفوظات ؟| |؟
الإجابة الصحيحة من خلال موقع بوابة الإجابات هي:
اللجان الدائمة للوثائق ترحيل الوثائق التزويد بالوثائق ايداع الوثائق التوثيق الألي
مهام مركز الوثائق والمحفوظات: شرح مفصل
الإجابة المختصرة التي ذكرتها ("اللجان الدائمة للوثائق، ترحيل الوثائق، التزويد بالوثائق، ايداع الوثائق، التوثيق الألي") تحدد المهام الرئيسية لمركز الوثائق والمحفوظات. لنشرح كل مهمة بالتفصيل:
- اللجان الدائمة للوثائق:
- هذه اللجان مسؤولة عن وضع القواعد والسياسات الخاصة بإدارة الوثائق في المؤسسة (مدرسة، شركة، جهة حكومية).
- تتخذ قرارات بشأن أنواع الوثائق التي يجب الاحتفاظ بها، ومدة الاحتفاظ بها، وكيفية التخلص منها بعد انتهاء المدة المحددة.
- مثال: لجنة تحدد أن سجلات الطلاب يجب الاحتفاظ بها لمدة 10 سنوات بعد التخرج.
- ترحيل الوثائق:
- يعني نقل الوثائق من مكان إلى آخر بشكل منظم وآمن.
- قد يكون الترحيل داخل المركز نفسه (من قسم إلى قسم) أو إلى مكان تخزين آخر.
- يجب توثيق عملية الترحيل وتسجيل مكان وجود الوثائق الجديدة.
- مثال: نقل ملفات الموظفين القديمة من الأرشيف النشط إلى الأرشيف الدائم.
- التزويد بالوثائق:
- يشير إلى جمع الوثائق من مختلف أقسام المؤسسة ووضعها في مركز الوثائق والمحفوظات.
- يجب أن يتم التزويد بشكل دوري ومنظم لضمان وجود جميع الوثائق المهمة في المركز.
- مثال: جمع محاضر الاجتماعات من جميع الأقسام وتسليمها لقسم الأرشيف.
- ايداع الوثائق:
- هو عملية تسجيل الوثائق المستلمة في سجلات المركز.
- يتضمن إعطاء كل وثيقة رقمًا مرجعيًا خاصًا بها لتسهيل استرجاعها لاحقًا.
- مثال: تسجيل محضر اجتماع برقم مرجعي معين في سجلات المحاضر.
- التوثيق الألي (الرقمنة):
- هو تحويل الوثائق الورقية إلى صيغ رقمية (مثل ملفات PDF) وحفظها في قواعد بيانات إلكترونية.
- يساعد التوثيق الألي في تسهيل الوصول إلى الوثائق، وحمايتها من التلف، وتوفير مساحة التخزين.
- مثال: مسح جميع الرسائل الرسمية وتحويلها إلى ملفات PDF وحفظها في نظام إلكتروني.
اذا كان لديك إجابة افضل او هناك خطأ في الإجابة علي سؤال مهام مركز الوثائق والمحفوظات ؟| | اترك تعليق فورآ.
