الاختلافات في حجم العمل
يختلف حجم العمل المطلوب لكتابة رسالة عن حجم العمل المطلوب لكتابة تقرير رسمي. بشكل عام، تكون الرسائل أقصر من التقارير، حيث عادة ما تكون الرسائل عبارة عن نص قصير يهدف إلى التواصل مع شخص أو مجموعة معينة. أما التقارير الرسمية فهي وثائق أكثر تفصيلاً ورسمية، وعادة ما تتطلب قدرًا أكبر من البحث والكتابة.
الاختلافات في الأهداف
تختلف أهداف الرسائل عن أهداف التقارير الرسمية. بشكل عام، تهدف الرسائل إلى التواصل وتبادل المعلومات. أما التقارير الرسمية فهي وثائق تُستخدم لجمع وتحليل المعلومات وإبلاغ النتائج.
الاختلافات في التخطيط
تتطلب هذه الاختلافات في حجم العمل والأهداف نهجًا مختلفًا للتخطيط لكتابة الرسائل والتقارير الرسمية.
التخطيط لكتابة رسالة
عند التخطيط لكتابة رسالة، يجب مراعاة النقاط التالية:
- تحديد الهدف من الرسالة: ما الذي تريد تحقيقه من خلال هذه الرسالة؟
- تحديد جمهور الرسالة: من سترسل الرسالة إليهم؟
- تحديد المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها في الرسالة: ما هي المعلومات التي يحتاج جمهور الرسالة إلى معرفتها؟
- تنظيم المعلومات في الرسالة: كيف سترتب المعلومات في الرسالة لجعلها سهلة الفهم؟
- مراجعة الرسالة قبل إرسالها: تأكد من أن الرسالة خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية وأنها تنقل المعلومات بشكل واضح ومختصر.
التخطيط لكتابة تقرير رسمي
عند التخطيط لكتابة تقرير رسمي، يجب مراعاة النقاط التالية:
- تحديد الغرض من التقرير: ما الذي تريد تحقيقه من خلال هذا التقرير؟
- تحديد جمهور التقرير: من سترسل التقرير إليهم؟
- تحديد المعلومات التي تحتاج إلى تضمينها في التقرير: ما هي المعلومات التي يحتاج جمهور التقرير إلى معرفتها؟
- جمع المعلومات اللازمة للتقرير: حدد المصادر التي ستستخدمها لجمع المعلومات.
- تنظيم المعلومات في التقرير: كيف سترتب المعلومات في التقرير لجعلها سهلة الفهم؟
- كتابة التقرير: ابدأ بمقدمة موجزة، ثم انتقل إلى عرض المعلومات، وأخيراً اكتب خاتمة تلخص النتائج الرئيسية للتقرير.
- مراجعة التقرير قبل تقديمه: تأكد من أن التقرير خالي من الأخطاء الإملائية والنحوية وأن المعلومات دقيقة ومفيدة.
خاتمة
التخطيط الجيد ضروري لكتابة رسالة أو تقرير رسمي فعال. من خلال مراعاة حجم العمل والأهداف، يمكنك إنشاء خطة كتابة فعالة ستساعدك على تحقيق أهدافك.
