من المعايير المهمة عند اختيار نظام الحفظ المناسب (أبجدي، رقمي، موضوعي): أن يكون صعب الفهم. أن يتوافق مع حجم العمل وطبيعة المستندات وسهولة الاسترجاع. أن يعتمد على رمز واحد لكل المعاملات. أن يتغير كل أسبوع ؟ - مع الشرح

Question

من المعايير المهمة عند اختيار نظام الحفظ المناسب (أبجدي، رقمي، موضوعي):  أن يكون صعب الفهم. أن يتوافق مع حجم العمل وطبيعة المستندات وسهولة الاسترجاع. أن يعتمد على رمز واحد لكل المعاملات. أن يتغير كل أسبوع ؟؟

الإجابة الصحيحة من خلال موقع بوابة الإجابات هي:

أن يتوافق مع حجم العمل وطبيعة المستندات وسهولة الاسترجاع.

عند اختيار نظام الحفظ المناسب للمستندات، سواء كان أبجدياً أو رقمياً أو موضوعياً، فإن أهم معيار يجب مراعاته هو أن يتوافق مع حجم العمل وطبيعة المستندات وسهولة الاسترجاع. دعونا نفصل هذا المعيار:

• حجم العمل: إذا كان لديك عدد قليل من المستندات، قد يكون نظام الحفظ الأبجدي كافياً. أما إذا كان لديك كمية كبيرة جداً، فستحتاج إلى نظام أكثر تنظيماً مثل النظام الرقمي أو الموضوعي.
• طبيعة المستندات: هل المستندات عبارة عن رسائل، فواتير، تقارير، أو صور؟ طبيعة المستندات تحدد النظام الأنسب. على سبيل المثال:
• الفواتير: يمكن حفظها بنظام رقمي (حسب رقم الفاتورة).
• الرسائل: يمكن حفظها بنظام أبجدي (حسب اسم المرسل أو الموضوع).
• التقارير: يمكن حفظها بنظام موضوعي (حسب موضوع التقرير).
• سهولة الاسترجاع: يجب أن يكون النظام الذي تختاره يسمح لك بالعثور على المستند المطلوب بسرعة وسهولة. تخيل أنك تبحث عن فاتورة معينة، إذا كان النظام غير منظم، فقد تضيع الكثير من الوقت في البحث عنها.

لماذا الخيارات الأخرى غير صحيحة؟

• أن يكون صعب الفهم: نظام الحفظ الجيد يجب أن يكون بسيطاً وسهل الفهم، حتى يتمكن الجميع من استخدامه.
• أن يعتمد على رمز واحد لكل المعاملات: هذا غير عملي، فكل معاملة (مستند) تحتاج إلى تعريف فريد لسهولة التتبع.
• أن يتغير كل أسبوع: تغيير نظام الحفظ باستمرار سيؤدي إلى الفوضى وصعوبة استرجاع المستندات. النظام الجيد هو نظام ثابت ومنظم.

اذا كان لديك إجابة افضل او هناك خطأ في الإجابة علي سؤال من المعايير المهمة عند اختيار نظام الحفظ المناسب (أبجدي، رقمي، موضوعي):  أن يكون صعب الفهم. أن يتوافق مع حجم العمل وطبيعة المستندات وسهولة الاسترجاع. أن يعتمد على رمز واحد لكل المعاملات. أن يتغير كل أسبوع ؟ اترك تعليق فورآ.

Answer 1

سوف تجد إجابة سؤال من المعايير المهمة عند اختيار نظام الحفظ المناسب (أبجدي، رقمي، موضوعي):  أن يكون صعب الفهم. أن يتوافق مع حجم العمل وطبيعة المستندات وسهولة الاسترجاع. أن يعتمد على رمز واحد لكل المعاملات. أن يتغير كل أسبوع ؟ بالأعلى.