مميزات التخطيط الجيد في العلاقات العامة:
- يساعد التخطيط علي التنبؤ بالمشاكل قبل حدوثها وبالتالي اتخاذ الاحتياطات اللازمة لمواجهتها والتصدي لها.
- ضمان استخدام الأفضل للموارد المتاحة للمنظمة سواء كانت مادية أو بشرية.
- تعتبر الأرقام الواردة في الخطة الموضوعة معيارا لمقارنتها مع نسبة الإنجاز الفعلي.
- تزود الخطة موظفي العلاقات العامة بجداول أو برامج عمل ترشدهم إلي الطريق الذي يجب أن يسلكوه خلال تنفيذهم الأعمال المطلوبة.
- تحدد الخطة الأعمال والأنشطة المطلوب القيام بها، ومن سيقوم بهذه الأعمال والأنشطة وفي أي الأوقات يجب أن يتم إنجازها, وبالتالي فإنها تمنع سوء الفهم بين منفذي هذه الأعمال وتشجعهم علي التعاون المستمر فيما بينهم, كما تساعد الخطة علي وضوح الأهداف بالنسبة إلي منفذيها والتي علي ضوئها يمكن تقييم الجهود المبذولة.(سليم,2013)
2.شروط التخطيط الجيد في العلاقات العامة:
هناك بعض الشروط المهمة التي يتطلب توافرها في التخطيط للعلاقات العامة الرقمية (Planning for Digital Public Relations), حيث تعد المنظمات التي تتمتع بقدر أكبر من الابتكار أكثر نجاحًا في كيفية وضع الخطط المتميزة, التي تتسم بالواقعية والجودة, وفي ذات الوقت تحقق الاستجابة لاحتياجات العملاء, وتعمل على تطوير قدرات جديدة للمنظمة التي تتمتع بقدر أكبر من الابتكار في وضع خطط العلاقات العامة لذلك ينبغي أن يتوافر فيها العديد من الشروط, لكي تكون أكثر نجاحًا في تطوير قدرات جديدة تسمح لها بتحقيق أداء أفضل أو تحقيق أعلى مستوى من الكفاءة. Inyo, 2017))
وفي إحدى الدراسات حول معرفة أثر وسائل الإعلام على ممارسي العلاقات العامة, فقد أظهرت نتائج الدراسة بأن استخدام مواقع التواصل الاجتماعي قد غيرت من الطرق التقليدية للتخطيط والقيام بالبرامج الإعلامية الناجحة للعلاقات العامة. (Mirjana & Vuk,2016)
ويتسم التخطيط في العلاقات العامة الرقمية (Planning for Digital Public Relations), بمجموعة من الخصائص التي ترتبط بالتأكيد بتطور الإعلام الرقمي, والتي تعد بمثابة شروط ضرورية لنجاح عملية التخطيط ويمكن تحديدها فيما يلي:
أ. اعتمادها على برامج تتضمن استخدام الوسائط التفاعلية:
وهناك سمات مميزة تجعل الوسائط التفاعلية جذابة للمعلنين, وكثيًرا ما ينظر إلى عملية المبادرات باعتبارها ظاهرة منفصلة تسهم في القدرة التنافسية للمنظمة وتنميتها بطرق مختلفة, من خلال نشر المعلومات السريعة والمباشرة غير المرتبطة بموقع محدد جغرافيًا أو محددة بوقت معين, كما أن فعالية الإعلانات عن طريق الإنترنت تُمكن العملاء من التحكم والتواصل بسهولة مع الجمهور المستهدف.
فيمكن إنشاء مواقع للمبيعات باستخدام البرمجيات عبر الإنترنت, أو من قبل بعض المحترفين، فإذا كان هناك حاجة إلى بعض التخصيص فان هناك بعض المواقع التي لديها الكثير من فرص النجاح, إذا تم التسويق من خلال خطط إستراتيجية متطورة. (Inyo, 2017).
ب. ضرورة إشراك الجمهور في برامج العلاقات العامة:
لابد أن تتضمن الخطط الحديثة للعلاقات العامة الرقمية على إشراك الجمهور, أو العملاء في أنشطتها, ففي بعض الأحيان يمكن للمستخدمين إضافة تصنيفات أو حتى استعراض المنتج الكامل, وفي العلاقات العامة يلعب العميل دورًا رئيسيًا في الاتصالات مع المنظمة صاحبة الخدمات المقدمة للجمهور, لذلك أعطت معظم الشركات قيمة كبيرة للشبكات الاجتماعية من أجل التعرف على مدى رضاء الجمهور.
فمثلا مواقع مثل الفيس بوك أو لينكد إن لديها إمكانات كبيرة لإشراك الأشخاص المناسبين في المحادثة في الوقت المناسب, ولذلك، فإن الترويج للعلامات التجارية عبر وسائل الإعلام الاجتماعية أصبحت شخصية ودقيقة ومثيرة للاهتمام, كما أن الحصول على الاجتماعية والتفاعلية من جانب الجمهور يتطلب تحسين محركات البحث, وذلك لضمان ظهور صفحة الويب في أعلى البحث, ويهدف ذلك إلى زيادة عدد الزوار من خلال ترتيب الصفحة بأعلى مستوى ممكن باستخدام الكلمات الرئيسية التي تصف محتوى الويب. Boczkowski, 2013))
وعلی العلاقات العامة أن تتبنى هذه التغيرات على نحو ملائم وفعال في نطاق وسائل الإعلام حاليًا, والتركيز على الانفتاح بدلًا من السيطرة, والتفاوض بدلا من الإدارة, وهذا يقترن بالاتجاه نحو التفاعل في أشكال الحوار والتعاون, ويستخدم هذا المصطلح الأخير على نطاق واسع فيما يتعلق بويب 2.0 والذي يحل محل المحادثة الحقيقية, والاتصال الفعال مع الجمهور وهو عنصر أساسي للتواصل التفاعلي للويب 2.0, كما أن الثقة في كل ما تنشره المنظمة يعد أمرًا ضروريًا حيث يكون من السهل الكشف عن مدى مصداقية المنظمة فيما تنشره من معلومات, حيث سهلت المواقع الإلكترونية إمكانية التأكد من مصداقية المعلومات. (2010( McNamara,
ج. التواصل بفعالية مع الجمهور:
إن عملية التواصل يجب أن تنطوي على التفاعل في اتجاهين مما يسهل القدرة على السماع لوجهات نظر الآخرين, والتعرف على الانتقادات دون محاولات للسيطرة على التواصل التفاعلي مع العملاء الأكثر تفاعلية عبر الإنترنت, حيث يُمكن هذا التفاعل من الوصول للجمهور وهو ما يميز وسائل الإعلام الرقمية عن التقليدية, ومن الممكن أن تتسق كل من وسائط الإعلام التقليدية والتفاعلية أو الرقمية, فهم يكملون بعضهم بعضًا من أجل الوصول إلى جمهورهم المستهدف بأكثر الطرق فعالية.
وتتلخص الاختلافات الرئيسة بين هاتين المجموعتين من حيث أن الوسائط التقليدية ينظر إليها أو تسمعها أعداد هائلة من الناس، ولكنها غالبًا ما تحدث دون رغبة، مما يعني أن هذا الجمهور ليس لديه نية في تصور الرسالة, ولكن على الجانب الآخر لا ينظر إلى قنوات الوسائط التفاعلية إلا من قبل الأشخاص الذين بحثوا عنها عمدًا عبر الإنترنت, وهم الأفراد الأكثر اهتمامًا بالبحث عن المعلومات. Tank sic & Trifunovic,2013))
د. المرونة في العرض والتواصل مع المجتمع:
كما أن سائل الإعلام التقليدية جيدة للمنتجات الجديدة, أو لتحفيز الطلب على علامة تجارية محددة, بينما تكون الوسائط الرقمية أكثر مرونة عندما يتعلق الأمر بتعديل الرسالة, والوصول إلى جماهير أكثر تفاعلية, كما أنها ليست مكلفة.
فالانترنت يُمكن الناس من التفاعل والمشاركة بدلًا من مجرد المشاهدة, والآن يعد الويب 2.0 هو أكبر مقهى في العالم، في حين كانت شبكة الإنترنت في وقت سابق أكبر مكتبة في العالم, حيث يعد الويب 2.0 أكثر من مكان للعثور على المعلومات, وتبادل الافكار. (Mirjana&Vuk,2016)
